PayPal im Onlineshop buchen: Gebühren und Umsatz trennen

Von Tobias Frambach, Steuerberater und Partner bei SPIELMANN

PayPal führst du in der Buchhaltung als eigenes Geldkonto: Jede Zahlung kommt mit dem vollen Kundenbetrag hinein, Gebühren, Rückerstattungen und Transfers gehen als eigene Posten hinaus. Zwei Regeln kommen dazu, wenn du PayPal im Onlineshop buchst: Die Umsatzsteuer auf Gebühren prüfst du nach Leistungsart und Abrechnung, Fremdwährungen rechnest du für die Umsatzsteuer mit dem BMF-Monatskurs des Monats der Lieferung um, bei Zahlung vor der Lieferung mit dem Kurs des Zahlungsmonats.

Das Wichtigste in Kürze

• PayPal ist ein Geldkonto wie ein Bankkonto, im DATEV-Standard analog zu 1200 Bank (SKR03) oder 1800 Bank (SKR04).
• Soweit eine Gebühr eine steuerfreie Leistung im Zahlungsverkehr nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG betrifft, buchst du sie ohne Vorsteuer auf 4970 (SKR03) oder 6855 (SKR04). Zusätzliche Dienstleistungen können anders zu behandeln sein.
• Rückerstattungen bereits erfasster Erlöse sind Erlösschmälerungen, bei 19 % auf 8720 oder 4720. Erstattete Anzahlungen löst du bei bilanzierender Buchführung gegen die erhaltene Anzahlung auf. Soweit Umsatzsteuer zu berichtigen ist, gilt § 17 UStG.
• Transfers zur Bank laufen über Geldtransit (1360 oder 1460), Kursdifferenzen auf die Konten für Währungsumrechnung.

Welche Konten brauchst du, um PayPal zu buchen?

Die Konten unten stammen aus den DATEV-Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04 mit Gültigkeit für 2026. Ein eigenes PayPal-Konto sieht der Standard nicht vor, du legst es als weiteres Geldkonto an.

Vorgang	Im Aktivitätsbericht	Konto	SKR03	SKR04
Verkauf 19 %, noch nicht als Erlös erfasst	Zugeordnete Zahlung	Erlöse 19 %	8400	4400
PayPal-Gebühr	Spalte Gebühr	Nebenkosten des Geldverkehrs	4970	6855
Rückerstattung, 19 %, Erlös bereits erfasst	T1107	Erlösschmälerungen 19 % USt	8720	4720
Gebührenerstattung	T1108, T1109	Nebenkosten des Geldverkehrs (Gutschrift)	4970	6855
Transfer auf das Bankkonto	Zeile des Transfers	Geldtransit	1360	1460
Kursgewinn beim Umtausch	Zeile des Umtauschs	Erträge aus der Währungsumrechnung	2660	4840
Kursverlust beim Umtausch	Zeile des Umtauschs	Aufwendungen aus der Währungsumrechnung	2150	6880

Bei 7 % Umsatzsteuer nutzt du für Rückerstattungen bereits erfasster Erlöse 8710 (SKR03) oder 4710 (SKR04). Bei bilanzierender Buchführung gilt für erstattete Anzahlungen vor der Leistung: Löse die ursprünglich gebuchte Anzahlungsverbindlichkeit auf. Die Erlösschmälerungskonten der Tabelle gelten dafür nicht.

Was brauchst du, bevor du PayPal buchst?

• PayPal-Aktivitätsbericht (Activity Download): pro Transaktion Bruttobetrag einschließlich Gebühren, Gebühr, Nettobetrag, Währung und eine eindeutige Transaktions-ID mit 17 Zeichen, dazu der laufende Kontostand in der Währung der Transaktion. Laut PayPal (Stand der Seite: 13. Oktober 2026) erstellst du Berichte für die letzten sieben Jahre, mit höchstens zwölf Monaten pro Bericht. CSV- und TAB-Berichte sind auf 50.000 Datensätze begrenzt, größere teilt PayPal auf mehrere Dateien in einer ZIP-Datei auf.
• Bestellexport aus deinem Shop: pro Bestellung Datum, Bestellnummer und Steuersatz, damit du jede PayPal-Zahlung der richtigen Bestellung zuordnest.
• Kontoauszug deines Bankkontos: Er zeigt, wann ein Transfer von PayPal gutgeschrieben wurde.

Wie die Daten aus allen Kanälen zusammenlaufen, zeigt Buchhaltung für Shopify, Amazon, Klarna und Stripe sauber verbinden.

Wie buchst du PayPal Schritt für Schritt?

1. Zahlung buchen. Buche den vollen Zahlungseingang auf das PayPal-Geldkonto. Ist die Rechnung bereits gebucht, gleiche die Forderung aus, ohne Erlös und Umsatzsteuer doppelt zu erfassen. Bei bilanzierender Buchführung ist eine Zahlung vor der Leistung zunächst eine erhaltene Anzahlung (§§ 252, 266 HGB). Der Zeitpunkt der Umsatzsteuer kann davon abweichen. Nach § 10 Abs. 1 UStG ist Bemessungsgrundlage das Entgelt ohne Umsatzsteuer, die PayPal-Gebühr mindert es nicht. Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums der Lieferung. Zahlt dein Kunde vorher, entsteht sie nach § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a UStG im Voranmeldungszeitraum der Zahlung, etwa bei Zahlung am 30. November und Versand am 3. Dezember im November. Die Ist-Versteuerung gestattet das Finanzamt nur auf Antrag.
2. Gebühr buchen. Die Gebühr steht in einer eigenen Spalte. Prüfe die konkrete Leistung und ihre Abrechnung. Soweit sie einen steuerfreien Umsatz im Zahlungsverkehr nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG betrifft, buchst du sie ohne Vorsteuer auf Nebenkosten des Geldverkehrs; für diese steuerfreie Leistung greift auch kein Reverse Charge. Daraus folgt keine pauschale Steuerfreiheit aller PayPal-Gebühren. Bei steuerpflichtigen zusätzlichen Leistungen aus dem EU-Ausland kann § 13b UStG greifen. Vorsteuer darfst du nur unter den Voraussetzungen des § 15 UStG abziehen. Prüfe Chargeback-Gebühren gesondert.
3. Rückerstattung buchen. PayPal führt die Rückerstattung als eigenen Ereignistyp (T1107 Payment refund) und Gebührenerstattungen mit eigenen Codes (T1108 Fee reversal, T1109 Fee refund). Ordne beide über die Transaktions-ID der ursprünglichen Zahlung zu. Wurde der Erlös bereits erfasst, buchst du die Rückerstattung auf Erlösschmälerungen. Erstattest du bei bilanzierender Buchführung eine Zahlung vor der Leistung, löst du die erhaltene Anzahlung auf. Soweit Umsatzsteuer zu berichtigen ist, erfolgt das nach § 17 UStG für den Zeitraum der Rückerstattung. Eine Gebührenerstattung schreibst du dem Gebührenkonto gut.
4. Fremdwährung umrechnen. Lege für jede Währung, in der du ein Guthaben hältst, ein eigenes Geldkonto an, denn der Bericht führt den Kontostand pro Währung. Für die Umsatzsteuer gelten die Durchschnittskurse, die das BMF für den Monat der Lieferung bekanntgibt, bei Zahlung vor der Lieferung für den Monat der Zahlung. Bei Ist-Versteuerung zählt der Monat der Vereinnahmung. So regelt es § 16 Abs. 6 UStG. Den Tageskurs darfst du nur verwenden, wenn das Finanzamt das gestattet. Meldest du über das One-Stop-Shop-Verfahren oder ein anderes besonderes Verfahren nach §§ 18 Abs. 4c, 4e, 18i, 18j oder 18k UStG, rechnest du mit dem EZB-Kurs vom letzten Tag des Besteuerungszeitraums um. Tauschst du das Guthaben später in Euro, buchst du die Differenz auf Erträge oder Aufwendungen aus der Währungsumrechnung.
5. Transfer über Geldtransit buchen. Der Transfer verlässt das PayPal-Konto und kommt erst mit der Gutschrift auf dem Bankkonto an. Buche ihn beim Abgang von PayPal auf Geldtransit und mit der Gutschrift von Geldtransit auf die Bank.

Wie prüfst du den PayPal-Saldo zum Monatsende?

Der Kontostand jeder Zeile im Aktivitätsbericht ist laut PayPal der vorherige Kontostand plus der Nettobetrag der aktuellen Transaktion. Damit prüfst du drei Dinge:

• Saldo gegen Saldo. Der letzte Kontostand des Monats im Bericht entspricht dem Saldo deines PayPal-Geldkontos abzüglich offener Sperren (T1110), für jede Währung einzeln.
• Vorgangsarten gegen Konten. Gruppiere den Bericht nach Ereigniscodes. Gleiche Kundenzahlungen, Rückerstattungen, Gebühren und Gebührenerstattungen jeweils mit den passenden Buchungen ab. Eigene Einzahlungen, Banktransfers, Währungsumtausch und Sperren sind keine Verkaufserlöse. Eine Summe aller Bruttobeträge ist deshalb kein Umsatznachweis.
• Transfers gegen Bank. Jeder Transfer hat eine Gutschrift auf dem Kontoauszug. Was am Monatsende noch nicht gutgeschrieben ist, steht als Saldo auf Geldtransit, und dieser Saldo entspricht genau den offenen Transfers.

Stimmen alle drei, ist PayPal für den Monat vollständig gebucht.

Den ganzen Monatsabschluss beschreiben wir in Monatsabschluss im E-Commerce.

Wo stößt dieser Weg an Grenzen?

Die fünf Schritte decken Zahlung, Gebühr, Rückerstattung, Fremdwährung und Transfer ab. Für drei weitere Fälle führt PayPal eigene Ereigniscodes (Stand der PayPal-Liste: 13. Oktober 2026), und jeder braucht eine eigene Buchung:

• Sperre bei Käuferstreit (T1110, T1111). PayPal hält Guthaben für die Prüfung eines Streitfalls zurück und gibt es später frei. Die Sperre ändert den Kontostand im Bericht, ist aber keine Rückerstattung. Du buchst deshalb noch nichts. Ist die Sperre am Monatsende offen, ist sie die erklärte Differenz beim Abgleich Saldo gegen Saldo. Gebucht wird erst, wenn daraus eine Rückbuchung wird. Hebt PayPal die Sperre auf (T1111), entfällt die Differenz ohne Buchung.
• Rückbuchung (T1201) und Chargeback-Gebühr (T0106). Eine Rückbuchung ist nicht automatisch eine Erlösschmälerung. Besteht die Forderung weiter und ist sie einbringlich, erfasst du den offenen Anspruch. Bei Rückabwicklung, Entgeltminderung oder Uneinbringlichkeit prüfst du die Erlös- und Umsatzsteuerkorrektur nach § 17 UStG. Ein substantiiert bestrittener Anspruch kann bereits vor der endgültigen Entscheidung uneinbringlich sein. Die Gebühr buchst du getrennt auf 4970 oder 6855; ihre Umsatzsteuerbehandlung hängt von der konkreten Leistung und Abrechnung ab. Erstattungen nach gewonnenem Streitfall, etwa T1202 oder T1205, gleichen die offene Forderung aus oder machen eine zuvor erforderliche Korrektur rückgängig. Erstattete Gebühren schreibst du dem Gebührenkonto gut.
• Umrechnung innerhalb von PayPal (T0200, T0201, T0202). Ein Währungstausch, auch der automatische zum Ausgleich eines negativen Saldos, ist eine Umbuchung zwischen deinen Währungs-Geldkonten. Die Kursdifferenz buchst du auf 2660 oder 2150 (SKR03) beziehungsweise 4840 oder 6880 (SKR04), je nachdem, ob ein Ertrag oder ein Aufwand entsteht.

Wie arbeitet SPIELMANN mit PayPal, und was ist dein nächster Schritt?

Bei SPIELMANN schlüsseln wir PayPal-Abrechnungen auf Einzeltransaktionsbasis auf, zusammen mit Shopify, Amazon, Klarna und Stripe. Sammelauszahlungen von PayPal bleiben so bis zur einzelnen Bestellung auflösbar.

Arbeitet dein Steuerberater mit einem eigenen Kontenplan statt SKR03 oder SKR04, gleicht ihr die Kontonummern einmal ab.

Dein nächster Schritt: Lass deine PayPal-Buchhaltung in einer kostenlosen Bestandsaufnahme zu deiner E-Commerce-Buchhaltung prüfen. Wir schauen 40 Minuten auf Datenquellen, Belegflüsse und Monatsroutine, du musst nichts vorbereiten.

Stand: 9. November 2026. Dieser Beitrag ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.

Häufige Fragen

Muss ich auf PayPal-Gebühren Umsatzsteuer zahlen?

Das hängt von der konkreten Leistung ab. Soweit die Gebühr einen steuerfreien Umsatz im Zahlungsverkehr nach § 4 Nr. 8 Buchst. d UStG betrifft, fallen weder Vorsteuerabzug noch Reverse Charge an. Zusätzliche steuerpflichtige Leistungen können anders zu behandeln sein; bei Leistungen aus dem EU-Ausland kann § 13b UStG greifen. Prüfe deshalb die Leistungsbeschreibung und die Abrechnung statt alle PayPal-Gebühren gleich zu behandeln.

Wie ordne ich einen Transfer zu, der über den Monatswechsel läuft?

Im Aktivitätsbericht steht der Transfer am Tag, an dem er das PayPal-Konto verlässt, auf dem Kontoauszug erst am Tag der Gutschrift. Bis dahin steht der Betrag auf Geldtransit (1360 im SKR03, 1460 im SKR04).

Welcher Kurs gilt für die Umsatzsteuer bei OSS-Umsätzen in Fremdwährung?

Der Kurs, den die Europäische Zentralbank für den letzten Tag des Besteuerungszeitraums festgestellt hat. So steht es in § 16 Abs. 6 Satz 4 UStG. Der BMF-Monatskurs gilt in diesem Verfahren nicht.

Wie weit zurück kann ich PayPal-Berichte herunterladen?

Laut PayPal für die letzten sieben Jahre, mit höchstens zwölf Monaten pro Bericht. Für ein Kalenderjahr reicht damit ein Bericht.

Quellen

• Umsatzsteuergesetz (§§ 4, 10, 13, 13b, 15, 16, 17, 20) (Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, 2026)
• DATEV-Kontenrahmen SKR 03, gültig für 2026 (DATEV eG, 2026)
• DATEV-Kontenrahmen SKR 04, gültig für 2026 (DATEV eG, 2026)
• PayPal Reports: Activity Download (PayPal Developer, 2026)
• PayPal Reports: Transaction Event Codes (T-Codes) (PayPal Developer, 2026)
• Monatsabschluss im E-Commerce: Klarheit für deine Shopzahlen (SPIELMANN Steuerberatung, 2026)
• Tobias Frambach, Steuerberater und Partner (SPIELMANN Steuerberatung, 2026)
• Handelsgesetzbuch: Realisationsprinzip (§ 252) (Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, 2026)
• Handelsgesetzbuch: Erhaltene Anzahlungen (§ 266) (Bundesministerium der Justiz, gesetze-im-internet.de, 2026)
• BFH, Urteil vom 8. März 2012, V R 49/10: Uneinbringlichkeit bei bestrittenem Anspruch (Bundesfinanzhof, 2012)