Betriebsprüfung | E-Commerce | Vorbereitung

Betriebsprüfung vorbereiten, bevor das Finanzamt Fragen stellt

Wir prüfen Settlement Reports, Schnittstellen und Belegarchiv und schließen die Lücken, die Prüfer im E-Commerce zuerst öffnen. Wenn die Anordnung kommt, liegt schon alles bereit.

Prüfung vorbereiten

Kostenlos & unverbindlich

15 Minuten

Keine Vorbereitung nötig

+200 Mandanten. 100 % E-Commerce-Fokus auf Amazon, Shopify, D2C und Multichannel.

Wo laufen Betriebsprüfungen im E-Commerce schief?

Bei Prüfungen im E-Commerce geht es selten um den Steuersatz. Es geht darum, ob jede Amazon-Auszahlung bis zur einzelnen Bestellung nachvollziehbar ist.

Der Prüfer sieht deine Plattformdaten zuerst.

Amazon, eBay und Etsy melden deine Verkäufe automatisch an die Finanzverwaltung. Weicht deine Erklärung von diesen Zahlen ab, beginnt die Prüfung bei dir, nicht bei der Plattform.

Sammelabrechnungen ohne Auflösung fallen auf.

Amazons Auszahlung, Fees und Retouren als eine Buchung zu erfassen spart im Alltag Zeit. Der Prüfer greift aber direkt auf dein System zu und will jede Auszahlung bis zur Bestellung auflösen. Geht das nicht, fragt er genau hier zuerst.

Ohne dokumentierten Ablauf fehlt der Nachweis.

Du musst zeigen können, wie Daten aus Shopify und Amazon in die Buchhaltung kommen. Fehlt der Nachweis, schätzt das Finanzamt selbst, und das wird teuer.

Was übernimmt SPIELMANN bei einer Betriebsprüfung?

Wir bereiten Daten, Belege und Dokumentation so auf, dass der Prüfer findet, was er anfordert. Die Anordnung kommt meist nur wenige Wochen vorher. Das reicht nicht, um mehrere Jahre nachzuarbeiten, deshalb fangen wir vorher an.

Probelauf vor der Anordnung

Wir gehen die typische Anforderungsliste durch, bevor sie kommt. Differenzen dokumentieren wir vorher, statt sie dem Prüfer zu erklären.

Shop-, Marktplatz- und Payment-Daten prüfen
Kontenzuordnung klären
Belege und Datenqualität abgleichen

Datenzugriff sauber vorbereiten

DATEV-Bestand, Kontenzuordnung und Belegarchiv prüfen wir vorher. Egal ob der Prüfer selbst ins System schaut oder einen Datenexport will, alles ist vollständig da.

Plattformmeldungen gegenprüfen
Settlement Reports abgleichen
Differenzen dokumentieren

Eskalation, wenn es eng wird

Bleibt eine Lücke, klären wir mit dir, wie sie sauber korrigiert wird, bevor der Prüfer sie findet. Je früher, desto mehr Möglichkeiten hast du.

„Die meisten Händler haben z.B. keine schlechte Buchhaltung, sondern eine, die Amazons Auszahlung nicht detailliert auf Einzeltransaktionsbasis erfasst. Genau danach fragt der Prüfer zuerst.“ - Marius Gotzen, Partner, SPIELMANN Steuerberatung GmbH

Zuständigkeiten festlegen
Korrekturen sauber nachmelden
Korrekturwege bewerten

Bestandsaufnahme in 15 Minuten

Wir prüfen Settlement-Daten, Schnittstellen und Belegarchiv und zeigen dir, was einer Prüfung heute nicht standhält.

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Abwarten, Standardkanzlei oder SPIELMANN?

Eine Prüfung braucht mehr als einen Jahresabschluss. Entscheidend ist, wer die Datenkette von Amazon bis zur Buchung erklären kann. Im E-Commerce hängt das Ergebnis an Settlement-Daten, Lagern im EU-Ausland und der Steuerlogik im Shop.

Abwarten

Kostet zunächst nichts - wenn die Anordnung kommt, fehlt die Zeit für Ordnung.

Standard- kanzlei

Kann eine Prüfung begleiten, ist bei Marktplatzdaten, Settlement Reports und Schnittstellen aber oft nicht tief genug.

SPIELMANN

Verbindet Amazon-, Shopify- und Payment-Daten mit DATEV und zeigt dir vorher, wo eine Prüfung haken würde.

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Alles liegt vor, bevor der Prüfer kommt.

Plattformmeldungen, Settlement-Daten und Belege sind abgeglichen, der Datenzugriff ist vorbereitet, die Zuständigkeiten sind verteilt. Die Prüfung läuft über Nachweise statt über Annahmen. Das ist der Unterschied zwischen einem Ergebnis und einer Schätzung.

„Ein Wechsel scheitert selten an der Steuer, sondern an der Datenübergabe. Die koordinieren wir, darum dauert es 4 Wochen statt 4 Monate.“ - Marius Gotzen, Partner

So läuft es ab: Kennenlerngespräch in 15 Minuten, Wechsel typischerweise in 4 Wochen, dein Aufwand unter 30 Minuten. Die Kommunikation mit deinem bisherigen Berater übernehmen wir.

Weiterführend: E-Commerce-Buchhaltung · Buchhaltungsrückstände aufarbeiten · OSS, Umsatzsteuer und PAN-EU

Fragen zur Prüfung? Im Kennenlerngespräch klären wir das in 15 Minuten.

Nachweise vollständig

Klare Datenbasis

Weniger Rückfragen vor Fristen

Aus Buchhaltung wird Steuerung -
mit Zahlen, die jeden Monat nachvollziehbar sind.

FAQs zur Betriebsprüfung

Kurz beantwortet: die wichtigsten Fragen zu Ablauf, Datenzugriff und Nachweisen.

Prüfung vorbereiten

Wie bereitet ihr mich konkret vor?

Wir gleichen Amazon-Meldungen, Settlement Reports und DATEV ab, lösen Sammelbuchungen bis zur Bestellung auf und dokumentieren den Ablauf. Differenzen klären wir vorher, nicht vor dem Prüfer.

Wie viel Vorwarnung bekomme ich?

Wenig. Die Anordnung kommt in der Regel nur wenige Wochen vor Prüfungsbeginn. Deshalb bereiten wir vor, bevor sie im Briefkasten liegt.

Welche Jahre schaut der Prüfer an?

Meist mehrere zusammenhängende Jahre auf einmal. Bei Verdacht kann der Zeitraum wachsen. Deshalb lohnt es sich, Altjahre jetzt sauber zu haben, nicht erst bei der Anordnung.

Darf der Prüfer in mein Shop- und Warenwirtschaftssystem?

Ja. Er kann selbst ins System schauen, Auswertungen verlangen oder einen Datenexport anfordern. Wir bereiten alle drei Wege vor, damit nichts nachgereicht werden muss.

Was passiert, wenn Aufzeichnungen fehlen?

Dann schätzt das Finanzamt, und zwar selten zu deinem Vorteil. Wer den Datenzugriff verweigert, zahlt zusätzlich Strafen. Fehlende Aufzeichnungen schließen wir vorher, soweit möglich.

Was meldet meine Plattform an die Finanzverwaltung?

Amazon, eBay und Etsy melden deine Umsätze und Verkäufe automatisch an die Finanzverwaltung. Der Prüfer hat diese Zahlen, bevor er dich fragt. Wir gleichen deine Buchhaltung vorher damit ab.

Was passiert, wenn ich Unterlagen zu spät liefere?

Dann kann das Finanzamt Strafzahlungen pro Tag festsetzen. Deshalb liegen Belege und Daten bei uns griffbereit, bevor der Prüfer fragt.

Was fordert der Prüfer im E-Commerce konkret an?

Settlement Reports, Payment-Abrechnungen, Bestelldaten, DATEV-Bestand, Kontenzuordnung und Belegarchiv, meist als Datenzugriff. Dazu den dokumentierten Ablauf, wie Daten aus Shop und Marktplatz in die Buchhaltung kommen. Fehlt er, bewertet der Prüfer deine Prozesse nach eigener Annahme.

Fachlicher Hintergrund: Betriebsprüfung im E-Commerce

Worauf sich eine Betriebsprüfung im Onlinehandel stützt.

Prüfungsanordnung, § 197 Abs. 1 AO

Die Anordnung muss angemessene Zeit vor Prüfungsbeginn zugehen, nach der Verwaltungsvorschrift in der Regel zwei Wochen, bei Großbetrieben vier. Geprüft werden meist höchstens drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume.

Datenzugriff, § 147 Abs. 6 AO und § 146 Abs. 2c AO

Der Prüfer hat drei Zugriffswege: Einsicht ins System, maschinelle Auswertung nach Vorgabe und Datenüberlassung in auswertbarem Format (Z1, Z2, Z3). Wer den Zugriff verweigert, riskiert ein Verzögerungsgeld von 2.500 bis 250.000 Euro.

Plattformmeldung, § 13 Abs. 1 PStTG

Meldende Plattformen übermitteln die Verkäufe bis zum 31. Januar des Folgejahres an das Bundeszentralamt für Steuern. Gemeldet wird ab 30 Verkäufen oder 2.000 Euro Vergütung; darunter greift die Freistellung nach § 4 Abs. 5 Nr. 4 PStTG.

Schätzung, § 162 AO

Fehlen Aufzeichnungen ganz oder sind sie unverwertbar, schätzt das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen. Dabei wird widerlegbar vermutet, dass die Einkünfte zu niedrig erklärt wurden.

Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen, § 200a AO

Ab sechs Monaten nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung kann das Finanzamt mit einmonatiger Frist Mitwirkung verlangen. Danach fallen 75 Euro je Kalendertag an, höchstens 150 Tage; in schweren Fällen ein Zuschlag bis 25.000 Euro je Tag.

Zinsen und Selbstanzeige, § 233a Abs. 2 AO und § 371 AO

Der Zinslauf beginnt 15 Monate nach Jahresende, der Satz beträgt 0,15 Prozent je Monat. Eine Selbstanzeige ist ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung gesperrt, jedoch nur für den angeordneten Umfang.

Betriebsprüfung vorbereiten, bevor das Finanzamt Fragen stellt

+200 Mandanten. 100 % E-Commerce-Fokus auf Amazon, Shopify, D2C und Multichannel.

Wo laufen Betriebsprüfungen im E-Commerce schief?

Der Prüfer sieht deine Plattformdaten zuerst.

Sammelabrechnungen ohne Auflösung fallen auf.

Ohne dokumentierten Ablauf fehlt der Nachweis.