Die E-Rechnungspflicht betrifft deinen inländischen B2B-Prozess: Stand und Rechtslage
Für Onlinehändler gilt die E-Rechnungspflicht nicht pauschal für jeden Shopumsatz. Seit dem 1. Januar 2025 musst du elektronische Rechnungen empfangen können. Die E-Rechnungspflicht bezieht sich auf inländische B2B-Umsätze, also Umsätze zwischen Unternehmen. Prüfe deshalb zuerst, ob ein Vorgang einen Geschäftskunden betrifft und ob dein Rechnungseingang elektronische Rechnungen annehmen kann.
Mit dem Wachstumschancengesetz wurde eine obligatorische E-Rechnung für inländische B2B-Umsätze ab dem 1. Januar 2025 beschlossen; der Bundesrat stimmte am 22. März 2024 zu. Die IHK Frankfurt ordnet diese Regelung für Umsätze zwischen Unternehmen ein.
Ein Shop mit Verbraucherbestellungen und ein Auftrag eines Unternehmens sind daher unterschiedliche Ausgangsfälle. Unternehmen, also auch Onlinehändler, müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können. Kläre vor dem nächsten Geschäftskundenauftrag, ob dein Prozess diesen Empfang abdeckt.
Was ist eine E-Rechnung? Definition für deinen Rechnungseingang
Eine E-Rechnung muss elektronische Verarbeitung ermöglichen. Dafür müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben im strukturierten Teil der Rechnung enthalten sein. Eine per E-Mail versandte PDF wird nicht allein durch den Versandweg zu einer E-Rechnung.
Nach dem BMF verlangt § 14 Absatz 1 Satz 3 UStG die elektronische Verarbeitung. Ein Verweis aus den strukturierten Daten auf eine unstrukturierte Anlage genügt nicht, wenn die Pflichtangaben erst dort stehen: Die Datenbasis ist dann nicht vollständig elektronisch verarbeitbar.
Für deinen Rechnungseingang lautet die praktische Frage daher: Kannst du die strukturierten Rechnungsdaten empfangen, speichern und für die weitere Verarbeitung bereitstellen? Maßgeblich bleibt, dass die Pflichtangaben im strukturierten Teil vorliegen.
Welche Fälle sind nicht automatisch erfasst?
Die E-Rechnungspflicht ist nicht mit einer pauschalen Vorgabe für jeden Shopumsatz gleichzusetzen. Ob ein Rechnungsausgang betroffen sein kann, hängt von der jeweiligen Umsatzsituation ab; private Bestellungen und B2B-Rechnungen sind daher nicht automatisch gleich zu behandeln. Für Rechnungen an Verbraucher gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Ausgenommen sind außerdem unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise.
Für das Ausstellen gelten nach § 27 Abs. 38 UStG Übergangsregeln: Für Umsätze, die du bis Ende 2026 ausführst, darfst du noch Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, sonstige elektronische Rechnungen ausstellen. Lag dein Gesamtumsatz im Vorjahr bei höchstens 800.000 Euro, gilt das auch für Umsätze im Jahr 2027. Ab 1. Januar 2028 musst du für inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen.
Prüfe dafür Kundentyp, Inlandsbezug und Rechnungsrichtung sowie die jeweilige Umsatz- und Übergangskonstellation.
So läuft der Ablauf für deinen E-Rechnungseingang
Für den Rechnungseingang musst du vor allem nachvollziehen können, wo strukturierte Rechnungen eintreffen und ob ihre Daten lesbar bleiben. Seit dem 1. Januar 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht zur Ausstellung folgt gestaffelt bis 2028. Fristen und weitere Ausbaustufen behandelt ein Beitrag zu den BMF-FAQ.
Für eine interne Bestandsaufnahme kannst du vier Schritte festhalten:
- Erfasse die Eingangskanäle für Rechnungen von Lieferanten und anderen Geschäftspartnern.
- Bestimme, an welcher Stelle dein Team strukturierte Rechnungsdaten erkennt und öffnet.
- Prüfe mit einer strukturierten Rechnung, ob die Daten am vorgesehenen Ziel sichtbar sind.
- Halte fest, wer bei einem unlesbaren oder unvollständigen Datensatz die weitere Klärung übernimmt.
Diese Prüfung ersetzt keine Aussage über ein bestimmtes Tool oder einen vorgeschriebenen Übertragungsweg. Sie zeigt dir aber, ob dein vorhandener Ablauf strukturierte Eingänge tatsächlich verarbeitet oder ob du den Datenfluss vor dem nächsten B2B-Rechnungseingang weiter prüfen musst.
E-Commerce-Beispiele: So ordnest du Rechnungen richtig ein
Ordne Rechnungen nicht allein nach dem Vertriebskanal ein. Entscheidend für die erste Prüfung sind der Empfänger, die Rechnungsrichtung und die Frage, ob Rechnungsdaten strukturiert vorliegen.
Verbraucherbestellung: Eine Kundin kauft Ware für den privaten Gebrauch. Die Rechnung geht von dir an eine Verbraucherin. Die beschriebene B2B-Regel entscheidet für diesen Fall nicht allein über die Rechnungsform.
Unternehmensauftrag: Ein Unternehmen bestellt Ware für seinen Betrieb. Die Rechnung geht von dir an einen Geschäftskunden. Bei einem inländischen B2B-Fall prüfst du anschließend, welche Übergangsregel für deinen Rechnungsausgang einschlägig ist.
Lieferantenrechnung: Ein Lieferant rechnet gegenüber deinem Unternehmen ab. Die Rechnung geht bei dir ein. Liegen die Daten strukturiert vor, kannst du prüfen, ob dein System sie empfängt und ausliest. E-Rechnungen verwenden strukturierte Daten, die beim Empfänger ausgelesen und weiterverarbeitet werden können; diesen Grundgedanken beschreibt ein Fachbeitrag zu E-Rechnungen.
Risiken und Grenzen der E-Rechnungspflicht: FAQ
Ein Risiko entsteht, wenn eine Rechnung nur nach ihrem Erscheinungsbild eingeordnet wird: Eine PDF oder ein Scan kann elektronisch vorliegen, ohne die Anforderungen an strukturierte Rechnungsdaten zu erfüllen. Bei unklaren B2B-Vorgängen oder Übergangsregelungen solltest du den konkreten Umsatz und den tatsächlichen Datenfluss prüfen. Dieser Abschnitt enthält keine Aussage zu Kosten, bestimmten Tools oder einer individuellen steuerlichen Bewertung.
Entscheidend für deine Einordnung bleiben der Kundentyp, der Inlandsbezug, die Rechnungsrichtung und die Datenstruktur.
Gilt die E-Rechnungspflicht für alle Online-Shopumsätze?
Nein. Der Kernbereich sind inländische B2B-Umsätze. Für Rechnungen an Verbraucher gilt die E-Rechnungspflicht nicht.
Muss ich seit 2025 E-Rechnungen empfangen können?
Für den beschriebenen inländischen B2B-Bereich ist die Empfangsfähigkeit seit dem 1. Januar 2025 der erste Pflichtpunkt.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail aus?
Nein, eine reine PDF ist keine E-Rechnung. Eine E-Rechnung muss elektronische Verarbeitung ermöglichen; die Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil enthalten sein.
Was gehört in den strukturierten Teil?
Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen dort vollständig enthalten sein. Ein bloßer Verweis auf eine unstrukturierte Anlage genügt nicht, wenn die Angaben erst in dieser Anlage stehen.
Was prüfe ich bei einem unklaren B2B- oder Übergangsfall?
Trenne zunächst Kundentyp, Inlandsbezug und Rechnungsrichtung. Prüfe anschließend, ob dein Prozess strukturierte Daten empfangen und weiterverarbeiten kann. Bei Unsicherheit im Einzelfall lohnt sich eine steuerliche Prüfung des konkreten Umsatzes.