Unser Steuerberater Versteht die Marktplatzdaten wirklich

Dein Steuerberater versteht Marktplatzdaten, wenn er jede Settlement-Position einem Geschäftsvorfall zuordnet und die Rechtsgrundlage prüft

Ein Steuerberater versteht Marktplatzdaten dann, wenn er aus einer Amazon-, eBay- oder Otto-Abrechnung Verkäufe, Erstattungen, Gebühren, Reserven, Auszahlung und Warenbewegung als zusammenhängende Geschäftsvorfälle prüft und jede Settlement-Position nachvollziehbar zuordnet und dokumentiert. Wer nur den Auszahlungsbetrag bucht, verliert Umsatzsteuer, Kosten und Nachweise in einem Saldo. Rechtsstand September 2026.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine Auszahlung ist ein Saldo aus Verkäufen, Erstattungen, Gebühren und Reserven; § 146 AO verlangt die Einzelpositionen.
• Fernverkäufe an EU-Privatkunden können im Bestimmungsland steuerbar sein, wenn die Voraussetzungen des § 3c UStG vorliegen; Lieferland, Warenweg und Meldeverfahren sind dann zu prüfen, die OSS-Erklärung ist ein Wahlrecht.
• Marktplätze melden nach DAC7 Vergütung und Gebühren je Quartal an das BZSt.
• Settlement-Reports sind Buchungsbelege: 8 Jahre Aufbewahrung im empfangenen Format.

Rechtsstand: 3. September 2026. Alles hier ist allgemeine Information und keine steuerliche Beratung im Einzelfall. Schwellen und Fristen ändern sich; dein Fall wird individuell geprüft.

Definition: Marktplatzdaten sind alle Datensätze, die ein Marktplatz zu deinen Verkäufen erzeugt: Bestellungen, Erstattungen, Gebühren, Reserven, Auszahlungen, Lagerbewegungen. § 146 Abs. 1 AO verlangt: Buchungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Lieferland, Gebührenrechnung und Archivierung je Position folgen in der Rechtslage.

Ein abstrahiertes Beispiel: Eine Bestellung im März, die Plattform zieht Verkaufs- und Versandgebühr ab, im April folgt eine Retoure mit Erstattung, die Auszahlung des Restbetrags erscheint Anfang Mai. Der Kontoauszug zeigt eine Zahl, die Buchführung braucht vier: Umsatz März, Gebühren März, Erstattung April, Zahlungseingang Mai.

Im Versand- und Internethandel stieg der Umsatz 2025 nach Destatis real um 10,1 %, der gesamte Einzelhandel legte real 2,7 % und nominal 3,8 % zu. Zugleich kauften 85 % der Internetnutzenden in Deutschland 2025 online ein.

Der Vergleich der beiden Arbeitsweisen:

Welche Rechtslage steckt hinter Settlement, Plattformhaftung und OSS?

Hinter einer Marktplatzabrechnung stehen fünf Rechtsgrundlagen: § 3c UStG für den Ort der Lieferung bei Fernverkäufen, § 18j UStG für das OSS-Wahlrecht, § 25e und § 22f UStG für Haftung und Aufzeichnungen des Marktplatzes, § 13b UStG für Gebührenrechnungen aus dem EU-Ausland und das PStTG für die DAC7-Meldung. Welche davon in deinem Fall greift, hängt von Warenweg, Empfänger und Sitz der Beteiligten ab.

Fernverkauf und OSS: die 10.000-Euro-Schwelle nach § 3c und § 18j UStG

Bei B2C-Lieferungen in andere EU-Staaten gilt nach § 3c Abs. 1 UStG als Ort der Lieferung der Ort, an dem sich der Gegenstand bei Beendigung der Beförderung oder Versendung an den Erwerber befindet. Die Ausnahme in Abs. 4 greift nur, wenn du deinen Sitz in nur einem Mitgliedstaat hast und diese Umsätze 10.000 Euro im vorangegangenen Kalenderjahr nicht überschritten haben und im laufenden nicht überschreiten; auf sie kannst du gegenüber dem Finanzamt verzichten, was dich mindestens zwei Kalenderjahre bindet. Dein Settlement muss deshalb das Lieferland je Bestellung enthalten.

Die Steuer dafür kannst du zentral erklären; § 18j UStG ist ein Wahlrecht. Zeigst du die OSS-Teilnahme beim Bundeszentralamt für Steuern an, ist die Erklärung innerhalb eines Monats nach Ablauf jedes Besteuerungszeitraums abzugeben, Besteuerungszeitraum ist das Kalendervierteljahr. Das BZSt nennt als Frist das Ende des Monats, der auf das Kalendervierteljahr folgt.

Plattformhaftung, Aufzeichnungen und DAC7: § 25e, § 22f UStG, PStTG

Der Marktplatz haftet nach § 25e Abs. 1 UStG für die nicht entrichtete Steuer aus dieser Lieferung; die Haftung entfällt nach Abs. 2, wenn du im Zeitpunkt der Lieferung eine gültige USt-IdNr. des BZSt hast.

Parallel zeichnet der Betreiber nach § 22f Abs. 1 UStG je Lieferung Namen und Anschrift des liefernden Unternehmers, USt-IdNr., Beginn- und Bestimmungsort sowie Zeitpunkt und Höhe des Umsatzes auf und bewahrt das 10 Jahre auf. Deine eigenen Pflichten folgen nicht daraus, sondern aus § 22 UStG, der Aufzeichnungen zur Feststellung der Steuer und der Grundlagen ihrer Berechnung verlangt, und aus der Abgabenordnung; welche Aufzeichnungen dein Fall verlangt, bleibt Prüfung. Dieselben Felder wie der Betreiber zu führen, ist keine Pflicht, macht aber den Abgleich mit DAC7- und § 22f-Daten möglich.

Nach dem PStTG meldet der Plattformbetreiber laut BZSt die erhaltene oder gutgeschriebene Vergütung pro Quartal, einbehaltene Gebühren, Provisionen oder Steuern und die Anzahl der Transaktionen, nach § 13 PStTG spätestens zum 31. Januar des Jahres, das auf das Kalenderjahr folgt.

Ausnahmen: Plattform als fiktiver Lieferer und DAC7-Freistellung

Nach § 3 Abs. 3a UStG wird ein Marktplatz, der die Lieferung eines nicht im Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers an Endkunden in der EU unterstützt, behandelt, als hätte er selbst geliefert; dasselbe gilt für Fernverkäufe aus dem Drittland in Sendungen bis 150 Euro Sachwert.

Von der DAC7-Meldung freigestellt ist nach § 4 Abs. 5 Nr. 4 PStTG, wer über dieselbe Plattform in weniger als 30 Fällen Waren verkauft und dafür insgesamt weniger als 2.000 Euro erhalten hat.

Gebührenrechnungen aus dem EU-Ausland: § 13b UStG

Rechnet ein Marktplatz Gebühren über eine Gesellschaft in einem anderen EU-Staat ab, kann § 13b UStG greifen: Für im Inland steuerpflichtige sonstige Leistungen eines im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässigen Unternehmers schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, wenn er Unternehmer ist. Ob eine einzelne Gebühr darunter fällt, entscheiden Rechnungsaussteller, Leistungsort und dein Status als Empfänger zusammen; die Einordnung bleibt Prüfung.

Wie läuft der Ablauf der Settlement-Prüfung in vier Schritten?

Der Ablauf hat 4 Schritte: Quellen und Zeitraum festlegen, jede Settlement-Position zuordnen, Differenzen als Fälle mit Verantwortlichem und Rückmeldefrist erfassen, Belege im empfangenen Format archivieren. Jeder Schritt hat ein Abschlusskriterium, an dem du erkennst, ob die Zusammenarbeit mit deiner Kanzlei Daten verarbeitet oder nur Dateien weiterreicht.

Schritt 1: Quellen und Zeitraum festlegen. Pro Monat: Settlement-Reports jedes Marktplatzes, Gebühren- und Werberechnungen, Shop-Export, Abrechnungen der Zahlungsdienstleister, Lagerberichte. Abschlusskriterium: Für jeden Kanal ist benannt, wer welchen Report bis zu welchem Tag liefert. Die GoBD (Stand 14. Juli 2025) verlangen, dass eingehende elektronische Buchungsbelege in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden.

Schritt 2: Positionen zuordnen. Markiere in einem realen Settlement jede Zeile als Verkauf, Erstattung, Gebühr, Reserve oder Auszahlung; trage je Verkauf das Lieferland und je Gebühr die ausstellende Gesellschaft ein. Abschlusskriterium: Kein Betrag ohne Kategorie, Zeitraum und Beleg.

Schritt 3: Differenzen als Fälle führen. Unerklärte Auszahlung, Erstattung ohne Ursprungsbestellung, neuer Lagerort: Jeder Fall bekommt Erstprüfer, anzufordernde Unterlage, Rückmeldefrist und Abschlusskriterium.

Schritt 4: Archivieren. Nach § 147 Abs. 3 AO sind Bücher 10 Jahre, Buchungsbelege 8 Jahre und die sonstigen Unterlagen 6 Jahre aufzubewahren; Settlement-Reports sind Buchungsbelege. Abschlusskriterium: Der Report liegt unverändert und maschinell auswertbar im eigenen Archiv.

Kosten: Was die Buchführung nach StBVV kostet

Die Vergütung für die laufende Buchführung regelt § 33 StBVV: Die Monatsgebühr beträgt 2/10 bis 12/10 einer vollen Gebühr nach Tabelle C, Gegenstandswert ist der höhere Betrag aus Jahresumsatz oder Aufwand. Wie hoch der Aufwand im Einzelfall ist, hängt unter anderem davon ab, in welcher Form die Settlement-Daten vorliegen.

Checkliste für das nächste Gespräch mit deiner Kanzlei oder einer neuen Beratung:

• Zeig mir an einem realen Settlement, welche Zeile Umsatz, Erstattung, Gebühr, Reserve und Auszahlung ist.
• Wo steht das Lieferland je Bestellung, und wie wird die 10.000-Euro-Schwelle nach § 3c UStG überwacht?
• Welche Gebührenrechnungen werden auf § 13b UStG geprüft, und wer dokumentiert das Ergebnis?
• Wie werden die DAC7-Daten des Marktplatzes mit unseren Büchern abgeglichen?
• Wo liegen die Settlement-Reports für die 8 Jahre Aufbewahrung, und wer ist Erstprüfer für Differenzen?

Woran erkennst du im Alltag, dass Settlements, Retouren und Gebühren richtig eingeordnet sind?

Sauber eingeordnete Marktplatzdaten erkennst du an drei Merkmalen: Rückfragen deiner Kanzlei nennen Zeitraum, Report und Position statt „die Umsätze“; deine Aufzeichnungen nach § 22 UStG machen ersichtlich, wie sich die Entgelte auf die steuerpflichtigen Umsätze, getrennt nach Steuersätzen, verteilen; jede Erstattung lässt sich zur Ursprungsbestellung zurückverfolgen. Drei Beispiele als neutrale Entscheidungsrahmen:

Beispiel 1: Settlement mit Gebühren. Die Auszahlung ist ein Saldo, kein Umsatz. Die einbehaltenen Gebühren gehören laut BZSt zur Quartalsmeldung des Marktplatzes, nämlich jegliche Gebühren, Provisionen oder Steuern, die vom Plattformbetreiber erhoben oder einbehalten werden. Sauber eingeordnet ist das Settlement, wenn Bruttoverkäufe und Gebühren getrennt gebucht sind und je Gebühr die Rechnung mit Aussteller dokumentiert ist; so bleibt der Abgleich mit der DAC7-Meldung möglich.

Beispiel 2: Retoure im Folgemonat. § 146 Abs. 1 AO verlangt einzelne, vollständige, richtige, zeitgerechte und geordnete Aufzeichnungen. Ob eine Erstattung diesen Anforderungen genügt, zeigt sich daran, ob Ursprungsbestellung, Verkaufsmonat und Lieferland je Erstattung dokumentiert sind.

Beispiel 3: Neues Lager oder neues Land. § 18j UStG erfasst Fernverkäufe und bestimmte Lieferungen über elektronische Schnittstellen; das Verbringen eigener Ware in ein Lager eines anderen EU-Staats gilt nach § 3 Abs. 1a UStG als Lieferung gegen Entgelt, ausgenommen zu einer nur vorübergehenden Verwendung, und ist damit ein eigener, prüfbedürftiger Sachverhalt. Laut IHK München wird beim Verkauf über eine elektronische Schnittstelle unter bestimmten Voraussetzungen ein Reihengeschäft fingiert. Sauber eingeordnet ist der Fall, wenn Datum, Land, Lagerort und Warenweg ab dem ersten Versand dokumentiert sind; welche Registrierung oder Meldung daraus folgt, ergibt sich aus der Konstellation.

Aus unserem eigenen D2C-Shop, den wir seit 2020 über Shopify und eBay betreiben, kenne ich den Reflex, die Auszahlung als „die Zahl“ zu nehmen. Erst mit Settlement, Retourenreport und Gebührenrechnung nebeneinander war sichtbar, welcher Monat welchen Umsatz trägt. Das ist Unternehmerperspektive, keine steuerliche Bewertung.

Entscheidungskriterien, ob dein Datenfluss trägt: Jede Settlement-Zeile hat eine Kategorie; jedes Lieferland ist je Bestellung bekannt; jede Gebührenrechnung nennt die abrechnende Gesellschaft; jeder Report liegt im Originalformat vor; jede Differenz hat einen Verantwortlichen. Fehlt eines dieser 5 Kriterien, ist der Prozess nicht prüfbar.

Risiken und Grenzen: Welche Warnsignale in Marktplatzdaten darfst du nicht übersehen?

Marktplatzdaten sind nicht ausreichend geklärt, wenn Auszahlungen ohne Settlement gebucht werden, Gebühren und Erstattungen keiner Bestellung zugeordnet sind, Lieferländer fehlen oder niemand benannt ist, der Differenzen schließt. Das Risiko liegt weniger in einer einzelnen Fehlbuchung als darin, dass die Buchführung ihre Beweiskraft verliert und Plattformmeldungen und eigene Zahlen auseinanderlaufen.

Risiko 1: Beweiskraft der Buchführung. Die GoBD stellen klar: Nach § 158 Absatz 1 AO sind Buchführung und Aufzeichnungen, die den §§ 140 bis 148 AO entsprechen, der Besteuerung zugrunde zu legen; das gilt nicht, soweit Anlass besteht, die sachliche Richtigkeit zu beanstanden.

Risiko 2: Abweichung zur DAC7-Meldung. Der Marktplatz meldet Vergütung, Gebühren und Transaktionszahl je Quartal an das BZSt, und du erhältst laut BZSt zu Beginn jedes Kalenderjahres eine Übersicht deiner quartalsweisen Transaktionsdaten. Weicht sie von den gebuchten Umsätzen ab, musst du die Differenz erklären können.

Risiko 3: Fehlende Rechtsgrundlage je Position. Wird eine Gebührenrechnung aus dem EU-Ausland ungeprüft als einfacher Aufwand gebucht, fehlt in der Voranmeldung der Vorgang, bei dem du als Leistungsempfänger die Steuer schuldest, falls § 13b UStG greift. Fehlt das Lieferland, lässt sich die 10.000-Euro-Schwelle nach § 3c Abs. 4 UStG nicht überwachen.

Warnsignal „Das macht die Schnittstelle“. Frag nach: Welche Reports liegen vor, wer ordnet Positionen zu, wer schließt offene Differenzen dokumentiert? In unserem eigenen Shop halten wir zusätzlich fest, wer Zugriff auf Exporte hat und über welchen Kanal Reports übergeben werden; das ist Praxis, keine Vorgabe.

Prüfraster für den nächsten Schritt, fünf Punkte: Settlement-Zerlegung, Lieferlanddaten je Bestellung, Gebührenbelege mit Rechnungsaussteller, Archivierung im Originalformat und klare Verantwortlichkeiten. Die fünf Punkte sind ein erstes Prüfraster. Ist einer offen oder kommen grenzüberschreitende Warenbewegungen, neue Länder, ungeklärte Differenzen oder abweichende Plattformdaten hinzu, lohnt sich ein Abgleich mit jemandem, der Settlement-Daten regelmäßig zuordnet; eine auf E-Commerce spezialisierte Kanzlei wie SPIELMANN Steuerberatung GmbH ist dafür eine Option unter mehreren, ohne dass das Ergebnis vorab feststeht.

Alle Schwellen, Fristen und Paragraphen in diesem Text tragen den Rechtsstand September 2026. Die Regeln ändern sich; die GoBD gelten in der Fassung vom 14. Juli 2025. Die genannten Rechtsstände ordnen die Regeln zum Zeitpunkt der Veröffentlichung ein; ob sie auf deinen konkreten Fall passen, klärt die individuelle Prüfung.

Welche kurzen Antworten helfen bei den nächsten Fragen zu Marktplatzdaten?

Die wiederkehrenden Fragen vor einem Klärungsgespräch drehen sich um vier Punkte: welche Unterlagen du mitbringst, was du bei einer Abweichung zur DAC7-Übersicht tust, wie du neue Länder oder Lagerorte vorbereitest und was du intern selbst leisten kannst. Die 4 Antworten sind Orientierung mit Rechtsstand September 2026, keine Einzelfallprüfung.

FAQ: Häufige Fragen zu Marktplatzdaten und Steuerberatung

Welche Unterlagen bringe ich zum Klärungsgespräch mit?

Ein reales Settlement eines abgeschlossenen Monats, die zugehörigen Gebühren- und Werberechnungen, die letzte DAC7-Übersicht des Marktplatzes, den vollständigen Shop-Export desselben Zeitraums und die Liste offener Differenzen mit Datum und Datenquelle.

Was tue ich, wenn die DAC7-Übersicht von meinen Zahlen abweicht?

Zuerst die Ursache eingrenzen: Zeitversatz zwischen Bestellung und Auszahlung, Erstattungen im Folgemonat, einbehaltene Reserven oder Gebühren. Die Übersicht kommt laut BZSt zu Beginn jedes Kalenderjahres; erklärbare Differenzen dokumentierst du mit Report und Zeitraum, unerklärbare gehen als Fall an den Erstprüfer.

Wie bereite ich ein neues Land oder einen neuen Lagerort vor?

Halte vor dem ersten Versand Datum, Land, Lagerort und Warenweg fest und stelle die Frage, ob daraus eine Registrierung, eine Meldung oder eine Änderung der Lieferland-Zuordnung folgen kann. Ob und was folgt, hängt von Warenweg und Empfänger ab.

Was kann ich intern vorbereiten, und was bleibt Prüfung?

Intern vorbereiten kannst du die Zuordnung jeder Settlement-Zeile zu Kategorie, Zeitraum, Lieferland und Beleg sowie die Fallliste offener Differenzen. Die Einordnung, ob § 3c, § 13b oder das OSS-Wahlrecht für einen Vorgang greifen, bleibt Prüfung deiner Konstellation.

Das ist allgemeine Information mit Rechtsstand September 2026 und keine steuerliche Beratung im Einzelfall.